Организатор должен послать устным переводчикам любые доступные материалы (программы, презентации, брошюры, технические спецификации и прочее) заранее. Организатор может представить переводчиков спикеру, чтобы они согласовали между собой темп речи или узнали специализированные термины, которые могут быть использованы во время презентации. По возможности, организатору следует заранее проинформировать переводчиков какие документы будут прочтены или какое видео будет показано. Организатор должен разместить кабину переводчика на расстоянии достаточном, чтобы видеть спикера и видео или слайды на экране.