Бывает, получаете красивое пригласительное от организаторов не менее актуального ивента в фешенабельном отеле, приезжаете на мероприятие с воодушевлением, но покидаете его с чувтством зря потраченного времени и разочарования между ожиданием и реальностью?
Это может быть как от тотально некомпетентной организации, так и от неучитывания критически важных моментов, способных уничтожить эффект даже от хорошо спланированного мероприятия.
Давайте разберем факторы, влияющие на успешность мероприятия:
1. Тщательное планирование
Любое мероприятие требует составления четкого и детального плана. Правильное планирование мероприятия, определение цели и концепции, крайних сроков выполнения задач, учет всех критически важных нюансов – это залог успеха.
2. Обеспечение слаженной и четкой координации между элементами основного плана
Система управления мероприятием поможет вам обеспечить непрерывную коммуникацию и четкие границы ответственности между всеми участниками организационного процесса, контролировать весь процесс на стадии подготовки и непосредственного проведения и, тем самым, избежать ненужного стресса до и в ходе ивента.
3. Техническое оснащение
Ни одно значимое мероприятие не проходит без специального оборудования. Вам понадобится хорошо поставленный свет и звук, LED-экраны или иная проекционная техника, обрамленные бэкдропом или без, специальные трибуны, регистрационная система и т.д. Правильно подобранная техника, управляемая квалифицированным техническим персоналом, наряду с профессиональным управлением мероприятия, производит также дополнительный эффект, делающий ваше событие неординарным.
4. Особый момент – выбор ответственного и опытного партнера
При аренде профессиональной аппаратуры важно обратить внимание на квалификацию технического персонала и профессионализм вендора. Неудачно подобранная световая или звуковая система, неаккуратно смонтированные элементы, некачественный баннер или брендвол, визуально некрасиво оформленные зоны и т.д. могут испортить впечатление от вашего ивента, либо даже привести к тотальному провалу, обнулив при этом все организационные усилия и причинив ущерб деловой репутации компании или бренда.
Выбирайте вендора так, чтобы вам не приходилось испытывать стресс, решать задачи, относящиеся к зоне ответственности вендора, и пожинать негативные результаты ивента в виде недостижения цели мероприятия, причинения ущерба репутации, косвенного и зачастую прямого повышения расходов и т.д. Проконтролируйте также наличие разрешительных и согласованных документов на установку и монтаж.
Организация мероприятия – сложный процесс, требующий большой ответственности и особого внимания к критически важным вопросам. Желаем вам успешных мероприятий, а Консис обеспечить вас качественным оборудованием и средствами, квалифицированным персоналом, слаженной координацией с послесобытийным отчетом, которую обеспечивает уникальная Система Event Management от Консис. Консис также поможет с оптимизацией расходов и проконсультирует в выборе оптимального оборудования согласно концепции вашего мероприятия.
