С марта 2020 года было много прогнозов о формате, месте проведения и технических возможностях конференций. По мере приближения марта 2022 года нетрудно предсказать, что некоторые тренды и технологии останутся с нами на ближайшие несколько лет. Одними из первых из них являются мероприятия гибридного формата.

Гибридное мероприятие

Гибридное мероприятие — это формат мероприятия, который позволяет участникам и спикерам одновременно участвовать онлайн и физически, а также общаться друг с другом. Хотя участники посещают одно и то же мероприятие, они могут присоединиться к нему из разных мест.

Опыт, подобный гибридным событиям, всегда был в нашей жизни. Мы смотрим живое спортивное соревнование или концерт на экране, а затем делимся своими мыслями о соревнованиях в группах по интересам через социальные сети. Сходство гибридных событий в том, что мы наблюдаем за событием в прямом эфире из нашего дома или офиса. Благодаря преимуществам современных гибридных платформ у нас есть возможность интерактивного участия в этих мероприятиях, несмотря на то, что мы являемся онлайн-участником. В последние годы широкое распространение получило проведение корпоративных мероприятий, выставок и тренингов в гибридной форме посредством этих цифровых конференц-площадок.

Одной из причин популярности гибридных мероприятий является синтез традиционных мероприятий с физическим участием, с онлайн-мероприятиями на основе современных технологий. Чтобы ваши гибридные мероприятия были успешными, важно правильно выбрать как эти платформы для онлайн-конференций, так и физическое пространство. В этой статье я поделюсь с вами 6 моментами, которые считаю важными при выборе зала для мероприятий:

1. Соблюдение карантинных требований COVID 19 во время гибридного мероприятия

Правила COVID-19 часто изменяются и дополняются в соответствии с состоянием здоровья в стране и мире. В зависимости от правил страны по всему миру залы для мероприятий принимают одного участника на каждые 2 или 4 м2. Иногда площадки должны сообщать вам количество участников, которые они могут разместить в закрытых помещениях в соответствии с максимальным количеством участников, а иногда в залах для мероприятий в соответствии с требованиями социальной дистанции между участниками. Путем изменения этих правил с течением времени, в целом, расстояние между каждым выступающим в президиуме на сцене, 1,5м на каждого участника, сидящего в зале, количество сидящих за банкетным столом регулируется по 5-6 человек за столом . Пока вы читали эту статью, правила могли измениться, поэтому обязательно ознакомьтесь с текущими правилами на месте проведения мероприятия.

2. Стоимость залов для гибридного мероприятия

Одной из основных статей бюджета на мероприятиях всегда была стоимость залов. Гибридные мероприятия значительно сокращают этот элемент бюджета, так как аренда виртуальной площадки для онлайн-участников намного меньше, чем стоимость для физических участников.

Если вы также хотите сэкономить на бюджете вашего мероприятия, вы можете выбрать небольшой зал для мероприятий, уменьшив количество физических участников. Благодаря этому фактору есть возможность для небольших залов для мероприятий, поскольку места, которые не могли проводить такие мероприятия до covid-19, могут принимать заказы на крупные мероприятия благодаря технологии гибридных мероприятий.

3. Высокоскоростной доступ в Интернет на гибридных мероприятиях

Одним из факторов, который не был учтен на традиционном мероприятии, была скорость интернет-соединения площадок. Интернет-соединение, которое иногда используется для регистрации участников на конференции, а иногда во время кофе-брейков для просмотра социальных сетей участников на их личных мобильных устройствах, является одним из основных моментов при выборе места проведения гибридного мероприятия. Чтобы прямая трансляция на вашем гибридном мероприятии была стабильной и бесперебойной, место проведения мероприятия должно обеспечить бесперебойный интернет-канал для вас или вашего партнера по сервису Aide-Video. Это означает, что предоставленное вам интернет-соединение должно быть каналом, не открытым для других гостей ресторана, в том числе участников в зале. Такой интернет обычно приходится давать по кабелю, не всегда можно получить стабильный интернет с Wi-Fi.

4. Грамотный подбор партнера по аудио-видео оборудованию в гибридных мероприятиях

Правильное выполнение технических элементов гибридных мероприятий напрямую влияет на успех мероприятия. Хотя гибридные конференции проводятся в нашей стране уже не первый год, компаний, специализирующихся в этой области, не так много. У вас есть несколько вариантов выбора партнера, который предоставит аудио- и видеооборудование. Во-первых, спросить место проведения. Поскольку мероприятия проводятся ежедневно на площадках, они признают компании, которые имеют опыт в гибридной составляющей этих мероприятий. Получите консультацию от заведения. Второй вариант – искать себя. Независимо от того, какой вариант вы выберете, необходимо обратить внимание на следующее:

Есть ли у выбранной вами организации мероприятия собственная техническая команда?
Какой опыт у этой компании в области гибридных конференций? Сколько мероприятий было проведено за последний год? Компания, которая будет оказывать техническую поддержку гибридному мероприятию, должна иметь опыт проведения не менее 20 крупных гибридных конференций за последний год.
Есть ли у гибридной event-компании собственная видеозапись, устройства видеопередачи и мобильная видеостудия для прямой трансляции видео? Для таких мероприятий обычно используется мобильная студия BlackMagic.
Есть ли у компании, занимающейся гибридными мероприятиями, звуковое оборудование? Микрофоны Bosch с немецкими технологиями для конференц-микрофонов являются лучшими в этой области. Сколько мероприятий компания провела на выбранной площадке? Знакомы ли они с акустикой космоса?
Знакома ли компания, занимающаяся проведением гибридных мероприятий, с гибридными платформами?
Имеется ли оборудование для синхронного перевода для обработки элемента синхронного перевода гибридного мероприятия? Является ли это оборудование продуктом компании Bosch, самой передовой технологии в этой области?

5. Поймите разницу между партнером по аудио-видео оборудованию и продюсерской компанией в гибридных мероприятиях

Иногда в гибридных мероприятиях компании по производству видео также берут на себя техническую работу всего мероприятия, так как гибридное мероприятие является элементом видеозаписи, а это означает, что такие мероприятия столкнутся с проблемой, которая еще не началась. Опыт продакшн-компаний ограничивается видеосъемкой мероприятия, которая затем записывается на диск и передается заказчику. Однако в дополнение к видеозаписи на гибридном мероприятии микрофоны для конференц-связи, оборудование для синхронного перевода, живое аудио и видео с мероприятия должны передаваться в прямом эфире другой стороне через платформу гибридного мероприятия, а аудио и видео другой стороны должны транслироваться на светодиодные мониторы в зале проведения мероприятий. Производственные компании не работают с этой техникой. Consistent Events, самая опытная компания, специализирующаяся на гибридных мероприятиях, с опытным персоналом в области аудио, видеозаписи, потокового видео, потокового видео, потокового видео в социальных сетях, оборудования для синхронного перевода, светодиодных экранов, подсказок, микрофонов в стиле давос это компания, работающая в этой области. В то же время, имея 15-летний опыт работы на всех конференц-площадках в Азербайджане, вы можете получить консультацию от Konsis по техническим возможностям этих площадок для проведения гибридных мероприятий.

6. Другие особенности гибридного пространства для мероприятий

При выборе места проведения гибридного мероприятия, помимо учета технологической инфраструктуры для онлайн-участников, важно учитывать следующие потребности физической аудитории мероприятия:

Космическая кухня, столовая и принадлежности для чая/кофе
Спонсоры мероприятия, при наличии выставочной составляющей, должны иметь фойе или дополнительные залы, чтобы были спонсорские стенды и отдельные площадки для индивидуальных встреч
Достаточно места для входа, гардероба, зоны регистрации мероприятия
Парковочные места.