Olubmu ki, dəbdəbəli bir oteldə son dərəcədə aktual bir tədbirin təşkilatçılarından gözəl dəvətnamə alıb, xoş əhval-ruhiyyə ilə tədbirə gəlirsiz, lakin tədbiri gözləntilərizlə reallıq arasındakı məyusluq, vaxtınızın boşa xərcləndiyi hissi ilə tərk edirsiz?
Bu, həm tamamilə səriştəsiz təşkilatçılıqdan, həm də yaxşı planlanmış bir tədbirin effektini məhv edə biləcək kritik məqamların nəzərə alınmamasından qaynaqlana bilər.
Tədbirin uğurlu olmasına təsir edən amillərə gəlin birlikdə nəzər salaq:
1. Müfəssəl planlama
İstənilən tədbirin başlıca amili dəqiq və ətraflı planın tərtib edilməsidir. Tədbirin düzgün şəkildə planlanması, onun məqsəd və konsepsiyasının müəyyənləşdirilməsi, tapşırıqların son tarixlərinin təyin edilməsi, bütün kritik nüansların diqqətə alınması tədbirinizin müvəffəqiyyətinin açarıdır.
2. Baş planın elementləri arasında rəvan və dəqiq koordinasiyanın təmin edilməsi
Tədbirin idarə olunması sistemi sizə təşkilati prosesin bütün iştirakçıları arasında fasiləsiz kommunikasiyanı və məsuliyyət sərhədlərini dəqiq müəyyən etməyə, hazırlıq və bilavasitə reallaşma mərhələlərində bütün prosesi nəzarətdə saxlamağa və bununla da tədbirdən əvvəl və tədbir zamanı gərəksiz stressin və gərginliyin qarşısını almağa kömək edəcəkdir.
3. Texniki təchizat
Heç bir əhəmiyyətli tədbir xüsusi avadanlıq olmadan keçmir. Sizə düzgün şəkildə quraşdırılmış işıq və səs sistemi, LED-ekranlar və ya backdropla çərçivələnmiş, yaxud təkbaşına yığılmış digər proyeksiya texnikası, xüsusi tribunalar, qeydiyyat sistemi və s. lazım olacaqdır. İxtisaslı texniki heyət tərəfindən idarə olunan məqsədəmüvafiq seçilmiş avadanlıq, peşəkar idarəetmə ilə yanaşı, tədbirinizi qeyri-adi edən əlavə effekt də yaradacaqdır.
4. Xüsusi bir məqam – məsuliyyətli və təcrübəli tərəfdaşın seçimidir
Peşəkar avadanlığın icarəsi zamanı texniki heyətin ixtisasına və təchizatçının peşəkarlığına diqqət yetirmək çox vacibdir. Qeyri-düzgün seçilmiş işıq və ya səs sistemi, səliqəsiz quraşdırılmış elementlər, keyfiyyətsiz banner və ya brendvol, vizual olaraq kor-təbii tərtib edilmiş zonalar və s. tədbirinizdən təəssüratı korlaya, hətta bütün təşkilati səyləri puça çıxararaq, şirkətin və ya brendin nüfuzuna xələl gətirərək tam uğursuzluğa gətirib çıxara bilər.
Təşkilatçını elə seçin ki, sözügedən prosesdə stres yaşamayasız, təchizatçının məsuliyyət dairəsinə aid olan məsələləri siz həll etməyəsiz, tədbirin məqsədinə çatmaması, nüfuza xələl gəlməsi, dolayı və çox zaman birbaşa xərclərin artması və s. kimi mənfi nəticələrlə üzləşmək məcburiyyətində qalmayasınız. Quraşdırma və montaj üçün icazə və razılıq sənədlərinin mövcudluğunu da əvvəlcədən yoxlamağı unutmayın.
Tədbirin təşkili böyük məsuliyyət və kritik məqamlara xüsusi diqqət tələb edən mürəkkəb bir prosesdir. Sizə bu işdə müvəffəqiyyət arzulayırıq, Konsis isə sizi keyfiyyətli avadanlıq və vasitələrlə, ixtisaslı personalla, yalnız Konsis Group-a məxsus olan, tədbirin başdan sonadək idarə edilməsini, tədbir sonrası hesabatlılığı təmin edən unikal Event Management Sistemi ilə təchiz edəcəkdir. Konsis həmçinin, xərclərin optimallaşdırılmasında sizə kömək edəcək və tədbirinizin konsepsiyasına uyğun olaraq məqsədəmüvafiq avadanlığın seçimində məsləhət verəcəkdir.
