2020-ci ilin Mart ayından bu yana konfransların formatı, yeri, texniki imkanları ilə bağlı bir çox proqnozlar mövcud idi. 2022-ci ilin mart ayına yaxınlaşdığımız bu günlərdə bəzi trendlərin və texnologiyaların önümüzdəki bir neçə il artıq bizimlə qalacağını proqnoz etmək çətin deyil. Bunlardan ən başda gələnlərdən biri Hibrid formatlı tədbirlərdir.
Hibrid tədbir, konfrans, sərgi, təlim iştirakçılarına və məruzəçilərinə, onlayn və fiziki iştirakı eyni zamanda mümkün edən, onların bir-biri ilə ünsiyyətini təmin edən tədbir formatıdır. İştirakçılar eyni tədbirdə iştirak etsələr də, müxtəlif məkanlardan bu tədbirə qoşula bilirlər.
Hibrid tədbirlərə bənzər təcrübə həmişə bizim həyatımızda olub. Biz ekrandan canlı idman müsabiqəsinə və ya konsertə baxırıq və sonrasında sosial şəbəkələr vasitəsilə bu müsabiqə haqqında öz fikirlərimizi ortaq maraq dairəsinə sahib qruplarda paylaşırıq. Hibrid tədbirlərin bənzərliyi ondan ibarətdir ki, evimizdən və ya ofisimizdən canlı yayımlanan tədbirə baxırıq. Müasir hibrid platformalarının verdiyi üstünlük ilə bu tədbirlərdə biz onlayn iştirakçı olsaq da interaktiv iştirak etmək imkanımız yaranıb. Son illərdə bu rəqəmsal konfrans platformaları vasitəsilə korporativ tədbirlər, sərgilər, təlimlərin hibrid formada keçirilməsi geniş kütlələrə yayıldı.
Hibrid tədbirlərin populyar olmasının bir səbəbi də müasir texnolgiyaya əsaslanan onlayn tədbirlərlə, fiziki iştiraklı ənənəvi tədbirin sintezi olmasıdır. Hibrid tədbirləriniz uğurlu olması üçün həm bu onlayn konfrans platformalarını, həm də fiziki məkanı düzgün seçmək vacibdir. Bu məqalədə tədbir zalının seçilməsində əhəmiyyətli olduğunu düşündüyüm 6 məqamı sizinlə paylaşacağam:

1. Hibrid tədbir zamanı COVİD 19 karantin tələblərinə uyğunluq

COVID-19 üzrə qaydalara ölkədəki və dünyadakı səhiyyə vəziyyətinə uyğun tez-tez dəyişikliklər və əlavələr olunur. Dünya üzrə ölkənin qaydalarından asılı olaraq, tədbir zallarında hər 2 və ya 4 m2 sahəyə bir nəfər hesablanaraq iştirakçı qəbul edilir. Bəzən qapalı məkanlarda iştirakçıların maksimal sayı məhdudiyyətinə uyğun, bəzən də tədbir zallarında iştirakçılar arasındakı sosial məsafə tələblərinə uyğun zalda yerləşdirə biləcəkləri iştirakçı sayını məkanlar sizə deməlidir. Bu qaydalara zamanla dəyişiklik edilməklə, ümumi olaraq səhnədə prezidiumda hər məruzəçi arasında 1.5m məsafə, zalda oturan iştirakçıların hər birinə 4m2 sahə olmaqla, banket masası ətafında oturanların sayı hər masaya 5-6 nəfər nizamlanır. Siz bu məqaləni oxuduğunuz zaman qaydalar dəyişmiş ola bilər, buna görə də tədbir məkanından cari qaydaları mütləq öyrənin.

2. Hibrid tədbir üçün zalların qiyməti

Tədbirlərdə əsas büdcə elementlərində biri həmişə zalların qiyməti olub. Hibrid tədbirlər bu büdcə elementini mühüm dərəcədə azaldır, çünki onlayn qoşulan iştirakçılara xərclənən virtual platformanın icarəsi, tədbirdə fiziki iştirak edənlərə xərclənən vəsaitə nisbətdə çox azdır.
Əgər siz də tədbir büdcənizə qənaət etmək istəyisinizsə, fiziki iştirakçı sayını azaldaraq kiçik tədbir zalı seçə bilərsiniz. Məhz bu faktora görə kiçik tədbir zalları üçün fürsət yaranır, belə ki, covid-19 öncəsində belə tədbirləri götürə bilməyən məkanlar, hibrid tədbir texnologiyası sayəsində böyük tədbir sifarişləri götürə bilir.

3. Hibrid tədbirlərdə məkanın sürətli internetə çıxışı

Ənənəvi tədbirdə çox da diqqətə alınmayan faktorlardan biri məkanların internet bağlantı sürəti idi. Bəzən konfransların qeydiyyatı zamanı, bəzən da kofe fasiləsi zamanı iştirakçıların öz fərdi mobil cihazlarında sosial şəbəkələrinə göz atmaq üçün istifadə edilən internet bağlantısı, Hibrid Tədbir məkanı seçimində ən diqqət ediləcək məqamlardan biridir. Hibrid tədbirinizdə canlı yayımın stabil və kəsintisiz olması üçün tədbir məkanı sizə və ya sizin aiduo-video xidməti göstərən partnyorunuza maneəsiz internet kanalı ayırmalıdır. Bu o deməkdir ki, sizə ayrılan internet bağlantısı zaldakı tədbir iştirakçıları daxil olmaqla həmin ictimai iaşə məkanında olan digər qonaqların istifadəsinə açıq olmayan bir kanal olmalıdır. Belə internet adətən kabel vasitəsilə verilməlidir, Wi-Fi ilə hər zaman stabil internet əldə etmək mümkün olmur.

4. Hibrid tədbirlərdə audio-video avadanlıq partyorunun düzgün seçilməsi

Hibrid tədbirlərin texniki elementlərinin düzgün icra olunması tədbirin uğuruna birbaşa təsir edir. Belə ki, hibrid konfranslar ölkəmizdə artıq bir ildən artıq zamandır keçirilsə də, bu sahədə ixtisaslaşmış xidmət göstərən şirkətlər çox deyil. Audio-video avadanlğı təmin edəcək partyorun seçilməsi zamanı bir neçə variantınız var. Bunlardan birincisi tədbir məkanından soruşmaqdır. Tədbir məkanlarında hər gün tədbirlər keçirildiyi üçün onlar bu tədbirlərin hibrid komponentində səriştəli olan şirkətləri tanıyırlar. Məkandan məsləhət alın. İkinci variant, özünüz axtarmaqdır. İstənilən varianta getsəniz də aşağıdakılara diqqət etmək lazımdır:

Seçdiyiniz tədbir təşkili şirkətinin öz texniki komandası varmı?
Həmin şirkətin Hibrid Konfranslar sahəsində təcrübəsi nə qədərdir? Son bir ildə neçə tədbir ediblər? Hibrid tədbiri problemsiz texniki müşayiət edəcək şirkətin ən azı son bir ildə 20 böyük hibrid konfrans keçirmək təcrübəsi olmalıdır.
Hibrid tədbir şirkətinin öz video çəkiliş, video ötürücü qurğuları, videonun canlı efirə göndərilməsi üçün mobil video studiyası varmı? Belə tədbirlərdə adətən BlackMagic markalı mobil studiya istifadə olunur.
Hibrid tədbir təşkili şirkətinin audio avadanlıqları varmı? Konfrans mikrofonu olaraq alman texnologiyası olan Bosch markalı mikrofonlar bu sahədə ən üstün olanlardır. Şirkət seçilən tədbir məkanında neçə tədbir edib? Məkanın akustikasına bələddilərmi?
Hibrid tədbir təşkili şirkətinin Hibrid Platformalar ilə tanışlığı varmı?
Hibrid tədbirin sinxron tərcümə elementini idarə etmək üçün sinxron tərcümə avadanlğı varmı? Bu avadanlıq bu sahədə ən qabaqcıl texnologiya olan Bosch firmasının məhsuludurmu?

5. Hibrid tədbirlərdə audio-video avadanlıq partyoru ilə prodakşn şirkət arasındakı fərqi anlamaq

Bəzən hibrid tədbirlərdə video prodakşn şirkətləri də hibrid tədbirin video çəkiliş elementi olduğu üçün bütün tədbirin texniki işlərini öz üzərinə götürsə də belə tədbirlər ele başlamamış problemlə üzləşəcək deməkdir. Prodakşn şirkətlərinin təcrübəsi tədbirin video çəkilişini aparmaq, daha sonra bu videonu diskə yazıb müştəriyə verməklə məhdudlaşır. Lakin hibrid tədbirdə video çəkilişdən əlavə, konfrans mikrofonları, sinxron tərcümə avadanlığı, tədbirin səsinin və video görüntüsünün canlı olaraq qarşı tərəfə hibrid tədbir platforması vasitəsilə ötürülməsi və qarşı tərəfin səs və görüntüsünün də tədbir zalındakı led monitorlara ötürülməsi lazımdır. Prodakşn şirkətlər bu texniki avadanlıqlarla işləmir. Hibrid tədbirlərdə ixtisaslaşmış ən təcrübəli şirkət olan Konsis Events, audio, video çəkiliş, video canlı efir, video striminq, sosial şəbəkələrə video canlı yayımlanması, sinxron tərcümə avadanlığı, led ekranlar, suflyor monitorlar, davos stil mikrofonlar sahəsində təcrübəli personal ilə 2017-ci ildən bu sahəni işləyən şirkətdir. Eyni zamanda Azərbaycan ərazisindəki bütün konfrans məkanlarında 15 illik təcrübəsi ilə bu məkanların hibrid tədbirlərə uyğun texniki imkanları ilə bağlı Konsis-dən məsləhət ala bilərsiniz.

6. Hibrid tədbir məkanının digər imkanları

Hibrid tədbir məkanını seçərkən, onlayn qoşulan iştirakçılar üçün texnoloji infrastrukturu düşünməklə yanaşı, tədbirdə fiziki iştirak edən auditoriyanın da aşağıdakı ehtiyaclarını nəzərə almaq lazımdır:

Məkanın mətbəx, yemək və çay-kofe imkanları;
Tədbirin sponsorları, sərgi komponenti varsa, foye vəya əlavə zallar olmalıdır ki, sponsor stendləri və birəbir görüşlər üçün ayrı məkanlar olsun;
Tədbirin giriş, qardirob, qeydiyyat zonası üçün kifayət yer;
Parkinq yerləri.